I. CONTEXTE ET JUSTIFICATION

 

Par convention de l’Accord de Financement Commun entre le REN-LAC et les Partenaires Techniques et Financiers (PTF), les PTF mettaient à la disposition du REN-LAC un montant de quatre cent quatre-vingt-dix millions (490.000.000) de francs CFA, pour mettre en œuvre le plan stratégique 2008-2012. Avec l’entrée de DIAKONIA dans le panier commun, cette somme a été portée à six cent seize millions quatre cent mille (616.400.000) francs CFA.

Il a été arrêté avec les PTF (les Ambassades Royales du Danemark, des Pays Bas, le Bureau de la coopération suisse et DIAKONIA) le principe de la fongibilité des fonds destinés au financement du plan stratégique.

Il est prévu un audit chaque année. Les audits annuels de 2008 à 2010 ont déjà été réalisés. Le REN-LAC souhaite recruter un auditeur pour les années 2011 et 2012. L’audit portera sur toutes les activités réalisées au cours de la période concernée.

 

II. OBJECTIF DE L’AUDIT

Dans le contexte ci-dessus mentionné, la présente mission d’audit vise à :

· informer le REN-LAC et les Partenaires techniques et financiers sur l’application des normes et règles contenues dans le manuel de procédures du RENLAC en :

- relevant les insuffisances éventuelles dans les procédures comptables et financières et proposer des solutions pour remédier à ces insuffisances ;

- faisant une revue des principes et méthodes comptables appliqués.

· informer le REN-LAC et les Partenaires techniques et financiers sur l’application de la règlementation nationale de passation des marchés publics pour l’acquisition des biens et services au profit du RENLAC ;

· informer le REN-LAC et les Partenaires techniques et financiers sur la légitimité et le bien-fondé des dépenses, et les conditions d’utilisation des fonds dans le cadre de la mise en œuvre du plan stratégique 2008-2012 du REN-LAC ;

 

·  présenter une opinion professionnelle sur la situation financière du plan stratégique en cours d’exécution, sur les fonds reçus et sur les dépenses effectuées au cours de l’exercice antérieur ; à cet effet, apprécier la pertinence des canevas de rapportages financiers et proposer des solutions quant à leur amélioration ;

 

· contrôler l'exactitude et la sincérité de toutes les transactions, soit intégralement, soit par sondage, selon les nécessités ;

 

· contrôler la conformité des dépenses et recettes avec les documents de base (descriptions contenues dans le plan stratégique, plans et budgets annuels, contrats, etc.) ;

 

· contrôler l'application par le/les responsables(s), dans la mise en œuvre du plan stratégique et des plans annuels y relatifs, des critères d'efficacité et de rationalité économique ;

 

· visiter des réalisations sur la base d'un échantillon constitué à partir des rapports d'activités ;

 

· analyser et évaluer le système de contrôle interne ;

 

· effectuer tout autre contrôle de documents comptables tel que jugé nécessaire d'après les circonstances.

 

Documents de référence

 

Les documents suivants sont considérés comme références de base à l'exécution du mandat :

 

· le manuel des procédures du REN-LAC ;

 

· la législation du Burkina Faso, en particulier concernant les domaines des finances et du contrôle des comptes ;

 

· la nouvelle réglementation générale des marchés publics et des délégations de service public au Burkina Faso ;

 

· la convention relative au plan stratégique ;

 

· les plans semestriels et annuels d’activités du plan stratégique ;

 

· les rapports d’activités et financiers du plan stratégique ;

 

· les précédents rapports d’audit ;

 

· les rapports de revues conjointes ;

 

· les recommandations de l’analyse des capacités organisationnelles (« COCA »).

 

Programme d'audit

 

Sur la base des informations obtenues lors d’une phase préparatoire, l'auditeur détermine :

 

· le genre de transactions à contrôler et la méthode de contrôle employée (intégrale, par sondages) ;

 

· le genre de contrôles physiques prévus et la /ou les date(s) ;

 

· le nombre de visites prévues.

 

L'auditeur fournit le programme au REN-LAC en tant que Mandant de l’audit et aux PTF à titre d’information avant son exécution.

 

III. ORGANISATION ET GESTION DU PROGRAMME

Organisation

Le plan stratégique et les plans annuels y relatifs sont sous la tutelle du REN-LAC. Les actions réalisées dans ce contexte sont suivies par le Comité de pilotage mis en place à cet effet.

 

Gestion Comptable et Financière.

La gestion comptable et financière du plan stratégique est assurée par le Secrétaire Exécutif du REN-LAC.

La planification financière (budgets et plans de trésorerie) est faite sur la base du chronogramme des activités arrêté par le Comité de pilotage mis en place.

Les pièces justificatives sont traitées mensuellement par le service comptable qui vérifie leur conformité et leur régularité, qui les saisit à travers leurs imputations comptables et les classent selon un schéma de classement pertinent adopté par le REN-LAC et qui comporte des composantes, des sous composantes et des catégories.

Les pièces justificatives de la régie sont traitées par sondage. Les déblocages se font par semestre (deux fois dans l’année).

La comptabilité est budgétaire et principalement de caisse parce que les tiers ne sont pas systématiquement suivis, exceptés les marchés dont le suivi physique est important et facilité. Elle est tenue selon les Principes Comptables Généralement Acceptés.

Les exercices comptables vont du 1^er janvier 2011 au 31 décembre 2011, du 1^er janvier 2012 au 31 décembre 2012.

 

IV. ETENDUE DE L’AUDIT

L’audit doit être réalisé conformément à l’Accord de financement commun (surtout paragraphe 9). Il doit correspondre aux normes IFAC et/ou ISA. L’auditeur doit être inscrit au Tableau de l’Ordre National des Experts Comptables et Comptables Agréés du Burkina Faso (ONECCA-BF).

L’auditeur devra s’assurer que :

· les ressources du REN-LAC ont été employées conformément aux dispositions de la convention et du manuel de procédures en vigueur, dans un souci d’économie et d’efficience et uniquement aux fins pour lesquelles elles ont été fournies ;

· les biens et services financés ont été acquis conformément aux dispositions de la convention, le manuel des procédures et les procédures nationales en vigueur ;

· les comptes ont été préparés sur la base de l’application systématique des normes d’une comptabilité budgétaire de caisse et que ces comptes donnent une image fidèle de la situation financière du REN-LAC et de la mise en œuvre du plan stratégique et les plans annuels y relatifs ;

· le compte bancaire a été tenu conformément aux dispositions de la convention et des procédures nationales en vigueur.

Il est entendu que l’audit prendra entre autres en compte les aspects suivants :

 

· la vérification des fonds reçus concernant le plan stratégique, la réconciliation avec les listes y relatives fournies par le Mandant ;

 

· la vérification par sondages des mouvements physiques des biens constituant le patrimoine du Mandant (immobilisations, stocks non activés au bilan, trésorerie) ;

 

· la vérification que les biens mobiliers financés sont à disposition ;

 

· la vérification par sondage que les dépenses effectuées correspondent aux budgets acceptés par les différentes instances. Il sera fait une analyse brève des écarts entre frais budgétisés et frais effectifs. Il sera procédé à des investigations auprès des responsables de la mise en œuvre du plan stratégique quant aux justifications des écarts importants ;

 

· la vérification de la mise en place et de l'application des mesures de contrôle interne adéquates quant à l'utilisation des capitaux engagés ;

 

· la vérification des procédures administratives relatives aux diverses transactions et de leur application. En particulier, vérification des répartitions de compétences et responsabilités (engagement, comptabilisation des dépenses, contrôle de caisse, suivi des dettes et créances, inventaires, etc.), jugement sur leur efficacité, signalisation des faiblesses constatées ;

 

· la vérification de l'existence des procédures d'achat et de leur respect, au besoin, propositions d'amélioration afin de garantir, autant que faire se peut, le meilleur rapport qualité/prix. Contrôle par sondage de la conformité des prix et tarifs aux usages locaux ;

· la vérification des transactions du programme sous les aspects suivants :

 

ü conformité des autorisations de dépenses et validité des pièces comptables ;

 

ü contrôle arithmétique des documents comptables, des pièces et des états financiers ;

 

ü exactitude des imputations comptables ;

 

ü affectation des dépenses conformes au(x) budget(s) ;

 

ü états financiers conformes aux livres ;

 

ü vérification des contrats locaux quant à leur conformité à la législation en vigueur ;

 

ü vérification de la comptabilisation exhaustive et régulière des recettes ;

 

ü vérification de la comptabilisation en général ;

 

ü contrôle des avances, transitoires ou en suspens, justification des montants datant de plus de six mois avant la date de clôture ;

 

· la vérification de l'exécution de toutes les corrections demandées lors de la précédente révision ;

 

· la réconciliation des soldes bancaires avec les soldes de la comptabilité.

 

V. LES PRINCIPAUX POINTS A VERIFIER

Etats financiers du programme

La comptabilité produira les états suivants :

· un état récapitulatif des fonds reçus des PTF ;

· un état récapitulatif des fonds reçus d’autres sources ;

· un état des dépenses ;

· un état récapitulatif des dépenses de l’exercice clos et cumulé au 31 décembre de chaque année, ces dépenses étant présentées par grandes rubriques et par grandes catégories ;

· un tableau ressources / emplois qui indique les différents types de ressources utilisées et les emplois y afférents par grandes rubriques (même niveau de détail que le budget annexé à la convention).

Relevés de dépenses

L’auditeur devra vérifier, outre les états financiers du REN-LAC, les relevés de dépenses présentés à l’appui des retraits. Il procédera à tous les contrôles et vérifications qu’il juge nécessaires en la circonstance, y compris les soldes débiteurs et créditeurs et leur réconciliation, afin de déterminer si les dépenses sont admissibles au regard de la convention et les procédures nationales en vigueur.

Il devra formuler une opinion sur le fait que les relevés de dépenses ont été préparés selon les prévisions de la convention et les procédures nationales en vigueur.

 

Matériel et mobilier

Les matériel et mobilier devront faire l’objet d’un examen en vue d’apprécier leurs procédures d’acquisition, leur mise en place auprès des bénéficiaires, leur identification et leur suivi sur le terrain et l’existence d’un état d’inventaire au 31 décembre de chaque année.

L’auditeur devra se faire une opinion sur la gestion de ces matériel et mobilier.

 

VI. CONTENU DE RAPPORT D’AUDIT

Le rapport d’audit doit intégrer :

 

· une description générale du programme, de la période couverte et des objectifs du programme ;

 

· les objectifs et l’étendue de l'audit ;

 

· les états financiers comprenant :

 

ü attestation de conformité délivrée par le Secrétaire Exécutif du REN-LAC ;

 

ü bilan ;

 

ü situation financière (solde reporté + fonds versés durant la période – dépenses de la période comptable = solde à reporter) ;

 

ü exécution budgétaire ;

 

ü liste des investissements, du mobilier et de l'équipement acquis par le programme durant la période comptable ;

 

· un résumé de la structure du système de contrôle interne ;

 

· les commentaires et recommandations, y compris la réaction y relative du Mandant ;

 

· l’opinion de l'auditeur indiquant si les états financiers donnent une image fidèle et conforme à tous égards des frais encourus et revenus perçus pour la période de l'audit, conformément aux principes comptables généralement admis ;

 

· le procès-verbal de séance de clôture de l'audit (voir Annexe).

 

Le rapport définitif est remis en 10 exemplaires originaux signés.

 

VII. SEANCE DE CLOTURE D’AUDIT

 

Après la réalisation de l’audit, mais avant de quitter le bureau du REN-LAC, l’auditeur tient une séance de clôture avec les responsables et le personnel concernés. Si cela est souhaité, le chef de file des PTF et/ou les PTF pourront assister à cette séance de clôture en tant qu’observateur.

 

Lors de la séance de clôture, l'auditeur présente le rapport d'audit provisoire afin de recevoir des commentaires du Mandant et des PTF dans un délai de 14 jours.

La séance traite des remarques et résultats de l’audit, relève les « goulots d’étranglement » et les faiblesses dans la gestion administrative et financière, propose des solutions aux problèmes décelés au cours de l’audit et évalue les besoins en formation du personnel concerné par le programme dans les domaines administratifs et comptables.

La séance de clôture fait l’objet d’un procès-verbal établi et signé par les participants (voir annexe 1). Ce procès-verbal sera joint au rapport d’audit final.

 

VIII. MESURES D’ACCOMPAGNEMENT

L’auditeur aura accès à tous les documents qu’il jugera nécessaires pour effectuer ces différents contrôles.

Les déplacements dans toutes les structures à voir seront assurés par le cabinet d’audit.

 

IX. CONSERVATION DES DOCUMENTS DE TRAVAIL

L’auditeur garde et conserve correctement les documents internes de travail pendant une période de dix ans à compter de la résiliation de l’audit.

Le Secrétaire Exécutif     Pr. Blaise SONDO